Я уже рассказывала, что в гугл-календаре появилась очень полезная функция: reminders, они же “напоминания”. Чем они отличаются от events (“мероприятий”)?

1. Мероприятия остаются на своем месте, а напоминания автоматически переезжают на следующий день, если их не отметить как done (“отметить как выполненное” в нелепом русском переводе).
 При этом они теряют время, то есть сегодня у вас стоял reminder “позвонить в 16:00”, завтра это уже будет дело на целый день.


2. У мероприятия есть длительность, то есть начало и конец. Они могут совпадать, и тогда длительность будет нулевой. У напоминаний она нулевая всегда.

3. Мероприятиям можно задать несколько оповещений – допустим, за три часа, за пятнадцать минут и за две. Reminders пищат непосредственно в назначенное время.

4. Для мероприятий можно завести несколько календарей – рабочий, домашний, детский и т.д. (подробнее про мои календари). Для напоминаний только один. Плюс можно подписаться на чужие календари с events, но не с reminders (про подписку – тут).

5. Календарь с мероприятиями можно распечатать, а с напоминаниями – нет. Это очень неудобно.

6. Единственный способ увидеть напоминания на мобильном телефоне – родные мобильные предложения гугла. Никакие другие календари их не показывают (подозреваю, что гугл не разрешает), и это ужасно, потому что в мире существует множество хороших календарных приложений, и почти все они лучше родных.

___

Что из этого следует? Важный вывод: если вы хотите, чтобы дело было сделано кровь из носу, пользуйтесь и тем и другим. Например, если у вас назначен визит к стоматологу, то вам совершенно точно нужно выделить время на это, занести его в календарь как “мероприятие” и поставить несколько оповещений, чтобы уж точно не забыть и не опоздать. Но несмотря на всё это, может статься, что вы испугались и к врачу так и не пошли, вот для этого вам нужен reminder – напоминалка, которая будет вас преследовать день за днем, пока вы не соберетесь с духом и не позвоните в поликлинику еще раз, чтобы назначить новое время.

Немного истории. Гугл-календарь существует с 2006 года, а в 2009 году, когда он вышел из беты, при нем появились Google Tasks, то есть список задач, целей или чего угодно с чек-боксами. Сам календарь, несмотря на отдельные недостатки, получился гениальный, а вот tasks, на мой вкус, так себе сервис. Гугл и сам быстро на него махнул рукой и даже не сделал под tasks мобильное приложение.

В 2013 году возникли заметки – Google Keep, и вскоре каждой заметке стало можно назначить напоминалку (reminder), причем двух типов: дата/время и location (удобно ставить location reminder для списка покупок – она запищит, когда пройдете мимо нужного магазина). Но сейчас нас интересует первый тип, с датой и временем. Потому что теперь эти напоминалки из Keep можно видеть в календаре, вот такой прорыв.

Для своих напоминалок гугл завел специальный календарь, который называется – сюрприз – Reminders, и поменять название нельзя. Он заменил Tasks. Если в вашем гугл-календаре до сих пор болтаются бесполезные Tasks, то переключиться на Reminders можно в списке календарей, который слева.

В чем заключаются различия между старыми tasks и новыми reminders?

1. Reminders можно добавлять многими способами, например

• в календаре – мобильном или веб-приложении, 
• в Google Keep,
• в Google Inbox,
• в командной строке браузера сhrome напечатать что-нибудь вроде  remind me to call the dentist on Friday 14:00,
• сказать то же самое в Google voice (не освоила эту штуку).

Скорее всего, есть и другие способы. Огорчает, что из gmail-почты создать напоминалку для письма нельзя, только из Inbox.

Tasks можно создавать только из десктопного календаря, почты и неродных мобильных предложений.

2. Reminders имеют функцию повтора, то есть можно устанавливать напоминалки, повторяющиеся каждые день, неделю, месяц, год, а также в более сложном режиме (по понедельникам, пятницам и субботам, каждые 23 дня или в третий четверг). Для меня это очень важно.

3. Reminders имеют дату и время, а tasks только дату, и это меня в них бесило больше всего. Мне мало знать, что сегодня нужно позвонить врачу: если я не назначу точное время, то буду откладывать до вечера.

4. Зато tasks имели иерархическую структуру, и, конечно, жалко, что от нее отказались.

В следующий раз расскажу, чем reminders отличаются от events.

Ссылки по теме


Google Calendar: моя вторая память
Полезные гугл-календари
Google Keep и его новые возможности

Продолжая любить свой google calendar, хочу рассказать про полезные и/или интересные календари, на которые можно подписаться.

1. Праздничные дни в разных странах. Удобно, если вы много путешествуете, или живете в одной стране, а работаете в другой. Подписываться так: Other calendars -> Browse interesting calendars. Там же есть календари спортивных событий и кое-что еще (фазы луны, восходы и закаты, номер дня и недели в году).

2. Любимые телепрограммы (если, конечно, они у вас есть).
Например, для сериалов существует http://followshows.com/: залогинившись там, следует выбрать свои любимые ситкомы, а потом нажать на кнопку “Import iCal”.

Скачается файл “followshows.ics”. В гугл-календаре идем в Other calendars -> Import calendar, выбираем этот самый “followshows.ics”, а внизу – ваш календарь, в котором вы хотели бы видеть расписание сериалов (я все необязательные вещи запихиваю в специальный календарь Maybe). 


Второй способ – завести бесплатный аккаунт на сайте episodecalendar.com, добавить туда сериалы, пойти в Settings -> RSS/iCal feeds, скопировать ссылку под надписью 
Add your iCal feed to your Google Calendar using this link.

В гугл-календаре идем в Other calendars -> Add by URL, вклеиваем ccылку и получаем отдельный календарь с сериалами.

3. Учеба онлайн (MOOC). Почему-то не все учебные сайты предлагают такую возможность, но если предлагают – надо пользоваться.

4. Женский календарь. На этот счет существует множество сервисов и приложений, но мне больше всего нравится вот это: strawberrypal.com – именно потому, что на него можно подписаться в гугл-календаре, а также подписать всех заинтересованных лиц, которые планируют совместные мероприятия. Плюс когда вы кому-то говорите неприятную правду и получаете в ответ “У тебя ПМС?”, имеет смысл отправлять им ссылку на расшаренный календарь  – пусть самостоятельно изучают информацию и делают выводы, вместо того, чтобы задавать глупые вопросы.

5. Напоследок – календарь абсолютно бесполезный, но весьма занимательный. Можно ли сегодня пить горячий шоколад? Что на ужин – чизбургер или пицца? Узнайте в обсессивно-компульсивном календаре Шелдона Купера.

После текста про google calendar я получила письмо, в котором читатель сетовал на то, что у гугла нет внятной системы работы с задачами (tasks, todo), и поэтому гугл-календарь на данном этапе есть вещь совершенно бесполезная. В конце он советовал мне ознакомиться с системой GTD, – мол, она гораздо полезнее, чем календарь.

Отвечаю: с системой Getting Things Done я знакома, и даже знаю, что календарь ей вовсе не противоречит, а наоборот – является ее неотъемлемой составной частью, потому что в него заносятся все дела, привязанные ко времени.

Но нет, я действительно системой GTD не пользуюсь. Она вовсе не универсальна и для моих нужд совершенно не подходит.

Почему?

1. В ее основе лежит понятие “контекста” (определенного стечения обстоятельств) и ограниченного времени, который человек проводит в каждом своем “контексте”. Вот человек пришел на работу (контекст) – у него есть список задач, которые он может усердно или не очень выполнять в течение дня. Потом он отправляется на встречу (контекст), и там достает список вопросов, которые нужно обсудить. Возвращается домой (контекст), и там его ждет список домашних дел. Логично, что ремонтировать кухню он может только дома, а делать презентацию только на работе.

У меня “контекст” всегда один: ноутбук, стол (или, что гораздо удобнее, кровать) и всё время мира. Если мне нужно кому-то позвонить, например зубному, то я либо делаю это немедленно, либо долго и мучительно собираюсь с мыслями – в любом случае, такое случается далеко не каждый день и забыть об этом я физически не в состоянии.

2. GTD рассчитана на людей, у которых очень много задач. Их обилие вгоняет в тоску и растерянность, однако каждую конкретную задачу можно четко определить: “купить 25 мешков цемента”, “послать Васе новые цены”, “подобрать фотографии для презентации” или “заказать гостиницу”. Критерии успешности предельно ясны: либо ты Васе цены послал, либо нет. Сложность состоит не в том, чтобы заказать гостиницу, а в том, что каждую минуту человека от этого что-то отвлекает и ему приходится постоянно переключаться с проблемы на проблемы. GTD помогает в такой ситуации не терять берегов: иметь общую картину, но в каждый конкретный момент концентрироваться на чем-то одном.

Мои задачи крайне расплывчаты, их немного, и никто меня не отвлекает. Даже когда кажется, что есть конкретный план (например, чтобы написать 50000 слов за месяц, нужно писать 1666,666 слов в день), он имеет очень мало отношения к конечному результату: слова таким способом написать можно, но получится ли из них цельный текст – неизвестно.

3. GTD предполагает, что человек практически без перерыва обменивается информацией с внешним миром: все время откуда-то (сверху или со стороны) поступают новые задачи, а он, в свою очередь, их частично перенаправляет коллегам или подчиненным. Я ни в какую структуру не встроена, и все мои задачи – плод работы моего же воображения. Никто не может призвать меня к ответу, кроме меня самой, но и я никому ничего не могу поручить (“делегировать” в терминологии GTD).

Поэтому нет, GTD придумана совсем не для меня. Вот календарь – да, мне абсолютно необходим. И списки. Проблема только в том, что, к сожалению, одно с другим очень плохо совмещается, то есть пока нет инструмента, который бы соединял в себе календарь и списки. Мой идеал – это чтобы к любому событию в календаре можно было бы приписывать список, который бы удобно выскакивал, когда это событие настает, примерно вот так:

Но увы – до таких высот наука пока еще не дошла.